DỰ THẢO QUY CHẾ HĐGT 2026

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                                                                   Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

DỰ THẢO

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG HỘI ĐỒNG GIA TỘC.

HỌ HOÀNG LÀNG QUANG DỤ

                                 (Xã Đức Quang, huyện Đức Thọ, tỉnh Hà Tĩnh)

LỜI MỞ ĐẦU & LỊCH SỬ DÒNG HỌ Họ Hoàng ở làng Quang Dụ, xã Đức Quang, huyện Đức Thọ, tỉnh Hà Tĩnh tính đến nay đã trải qua 15 - 16 đời. Con cháu họ Hoàng đã và đang sinh sống, làm việc trên khắp mọi miền Tổ quốc và ở nước ngoài.

Khởi Tổ là Tổ ông Hoàng Đăng Tạo (sinh Tú tài), cư trú tại Thôn Chợ Liệu, xóm Bảy Nhà. Từ đời thứ I đến đời thứ VI, dòng họ đều mang họ Hoàng Đăng (Hoàng Đăng Tạo, Hoàng Đăng Đạt, Hoàng Đăng Vinh, Hoàng Đăng Ưu, Hoàng Đăng Gia, Hoàng Đăng Hợp). Như vậy, khởi nguồn của họ Hoàng làng Quang Dụ là họ Hoàng Đăng. Trong 6 đời đầu, dòng họ phát triển rực rỡ, nhiều người học hành đỗ đạt như Tổ ông Hoàng Đăng Tạo, giàu có như Tổ ông Hoàng Đăng Ưu. Đời thứ IV có ông Hoàng Đăng Tể làm Hương Tăng Kỳ Lão kiêm Thập Lý Hầu; ông Hoàng Đăng Trọng được phong Thị Hầu Bá Hộ chức; ông Hoàng Đăng Vân làm Thượng Lý Hầu.

Tính từ đời thứ VIII trở về sau, gia phả ghi chép đầy đủ hơn. Tổ ông Hoàng Lê Nhiệm có 20 năm làm Lý trưởng, khi mất mộ táng tại chân Núi Thành (Hưng Nguyên, Nghệ An), nay đã cải táng về Nghĩa trang Hoàng tộc tại Núi Xạ (phường Bắc Hồng, thị xã Hồng Lĩnh, tỉnh Hà Tĩnh). Tổ ông Hoàng Lê Nhiệm sinh được 2 người con trai: Hoàng Văn Vượng (cánh Bác) và Hoàng Văn Liễn (cánh Chú). Ông Hoàng Văn Vượng cùng vợ là bà Nguyễn Thị Tỵ sinh ra ông Hoàng Trường và ông Hoàng Cửu, con cháu phát triển đông đúc đến ngày nay.

Theo thời gian, sông Lam bên lở bên bồi làm Bãi Đình mở rộng, con cháu hai cánh Bác - Chú cùng canh tác, sinh sống, đưa dòng họ ngày càng vững mạnh. Nhà thờ Họ ban đầu đặt tại vườn nhà ông Tộc trưởng Hoàng Nguyên Bính (Đời thứ 11) ở làng Quang Dụ. Sau năm 1954 và mốc di dân năm 1960, con cháu phân tán đi nhiều nơi (Hồng Lâm - Đức Hồng, Tân Hương, Trại Cốc, Sơn La, Hòa Bình...).

Khi ông Hoàng Nguyên Bính mất, con trưởng là ông Hoàng Đình Huy làm Tộc trưởng (Đời thứ 12). Do gia đình ông Huy di dân xuống xã Đức Hồng, Nhà thờ Họ được giao cho ông Hoàng Xuân Diệu (em ông Huy) trông coi. Sau này do sạt lở bờ sông, ông Diệu dời về xóm Đức Minh (xã Đức Thuận), Nhà thờ Họ được dời về vườn nhà ông Tộc trưởng Hoàng Đình Huy.

Năm 1995, dòng họ quyên góp xây dựng lại Nhà thờ và quy hoạch tập kết lăng mộ. Các con cháu như Hoàng Ngọc Quý, Hoàng Thậm, Hoàng Trí, Hoàng Xuân Cát, Hoàng Xuân Tường, Hoàng Hà... đã công đức, đóng góp xây dựng Nhà thờ và Lăng mộ khang trang như ngày nay. Tộc trưởng hiện nay là ông Hoàng Xuân Thâm (Đời thứ 13), con trưởng của ông Hoàng Đình Huy.

Để điều hành công việc dòng tộc, Hội đồng Gia tộc (HĐGT) được thành lập và hoạt động theo các quy định dưới đây.

CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và mục đích

1. Quy chế này quy định các nguyên tắc, quy ước, tổ chức bộ máy và hoạt động của Họ Hoàng làng Quang Dụ; điều chỉnh mối quan hệ giữa Hội đồng gia tộc (HĐGT) với các chi, nhánh và toàn thể con cháu trong dòng họ.
2. Quy chế được thảo luận, thống nhất trên tinh thần tự giác, tự nguyện nhằm thắt chặt tình đoàn kết, phát huy truyền thống tổ tiên, hướng về cội nguồn, giúp đỡ lẫn nhau trong cuộc sống và xây dựng đời sống văn hóa.
3. Các quy định trong Quy chế có thể được bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của dòng họ.

Điều 2. Gia phả dòng họ

1. Gia phả là văn bản ghi chép lịch sử, thế thứ các thế hệ họ Hoàng Đăng (nay là họ Hoàng làng Quang Dụ). Bộ gia phả gốc bằng chữ Hán hiện vẫn được lưu giữ cẩn thận.
2. Gia phả giúp con cháu biết rõ nguồn gốc, vai vế, thứ bậc để xưng hô chuẩn mực, thắt chặt tình huyết thống; đồng thời lưu giữ thông tin ngày sinh, ngày mất, nơi an nghỉ để phụng thờ, thăm viếng.
3. Hàng năm, vào dịp Rằm tháng Bảy, các gia đình có trách nhiệm báo cáo thành viên mới (sinh con, nhận con nuôi, dâu, rể...) cho Tộc trưởng hoặc người được phân công phụ trách để cập nhật kịp thời vào Gia phả.

Điều 3. Hội đồng gia tộc (HĐGT) HĐGT là cơ quan đại diện, tham mưu và giúp việc cho Tộc trưởng điều hành các công việc chung của dòng họ. HĐGT là hạt nhân đoàn kết, gồm những người có uy tín, trách nhiệm, đại diện cho các chi, nhánh trong họ.

Điều 4. Thống nhất tên gọi và phân chia trong dòng họ

1. Tên gọi dòng họ: Họ Hoàng làng Quang Dụ - xã Đức Quang - huyện Đức Thọ - tỉnh Hà Tĩnh.
2. Phân chia Cánh:
   • Cánh Bác: Con cháu ông Hoàng Văn Vượng (Đời thứ 9).
   • Cánh Chú: Con cháu ông Hoàng Văn Liễn (Đời thứ 9).
3. Phân chia Nhánh (từ Đời thứ 10):
   • Nhánh 1: Con cháu ông Hoàng Trường.
   • Nhánh 2: Con cháu ông Hoàng Cửu.
   • Nhánh 3: Con cháu ông Hoàng Văn Thụ.
   • Nhánh 4: Con cháu ông Hoàng Văn Chấn.
4. Trưởng họ (Tộc trưởng): Trưởng nam dòng đích qua các đời (thuộc Cánh Bác), là người đứng đầu dòng họ về mặt tâm linh và truyền thống.
5. Trụ sở và Từ đường: Nhà thờ Hoàng tộc đặt tại số 64 Bùi Đăng Đạt, phường Bắc Hồng, thị xã Hồng Lĩnh, tỉnh Hà Tĩnh.

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC TRÁCH NHIỆM VỤ CỦA HỘI ĐỒNG GIA TỘC

Điều 5. Nguyên tắc thành lập và Trụ sở HĐGT

1. HĐGT do Hội nghị toàn họ (gồm Tộc trưởng và đại biểu các chi, nhánh) giới thiệu và cử ra. Mỗi chi từ đời thứ 11 giới thiệu ít nhất 01 thành viên.
2. Thành viên HĐGT phải là người nhiệt tình, có trách nhiệm, có uy tín và sắp xếp được thời gian gánh vác việc họ. Danh sách thành viên bổ sung phải được thông báo công khai và ra mắt toàn họ vào ngày Giỗ Tổ gần nhất.
3. HĐGT lấy Nhà thờ Họ Hoàng (số 64 Bùi Đăng Đạt) làm trụ sở làm việc và là nơi thờ cúng tập trung.

Điều 6. Cơ cấu tổ chức của HĐGT

1. Số lượng thành viên HĐGT là số lẻ, do Chủ tịch HĐGT quyết định dựa trên quy mô phát triển của các cánh, nhánh.
2. Bộ máy lãnh đạo gồm:
   • 01 Chủ tịch HĐGT.
   • 01 Phó Chủ tịch phụ trách Cơ sở vật chất - Tài chính.
   • 01 Phó Chủ tịch phụ trách Gia phả - Văn hóa - Khuyến học.
   • 01 Kế toán & 01 Thủ quỹ (chọn trong số các Ủy viên).
   • Các Ủy viên đại diện cho các chi, nhánh.
3. HĐGT được thành lập Ban cố vấn và các Ban chuyên môn giúp việc khi triển khai các sự kiện lớn.

Điều 7. Chức năng, nhiệm vụ của các chức danh trong HĐGT

• 7.1. Chủ tịch HĐGT:
  • Là người đại diện cao nhất của HĐGT về mặt pháp lý và đối ngoại; đứng tên chủ tài khoản ngân hàng của dòng họ; ký duyệt các văn bản đối nội, đối ngoại.
  • Lãnh đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của HĐGT và các Ban chuyên môn; phân công nhiệm vụ cho các Phó Chủ tịch và Ủy viên.
  • Trong trường hợp vắng mặt, được ủy quyền cho Trưởng nam hoặc 01 Phó Chủ tịch điều hành công việc.
• 7.2. Phó Chủ tịch phụ trách Cơ sở vật chất - Tài chính:
  • Khảo sát, lập dự toán, bản vẽ công trình xây dựng, trùng tu Nhà thờ, Lăng mộ trình HĐGT duyệt và thông báo công khai trên nhóm Zalo dòng họ.
  • Đăng thông báo mời chào giá, lựa chọn nhà thầu tối ưu (chất lượng tốt, giá thành hợp lý).
  • Trực tiếp giám sát thi công, nghiệm thu từng giai đoạn và đề xuất thanh toán.
• 7.3. Phó Chủ tịch phụ trách Gia phả - Văn hóa - Khuyến học:
  • Phụ trách đôn đốc, cập nhật Gia phả (thành viên mới, đinh mới nhập họ).
  • Phụ trách công tác khen thưởng khuyến học, mừng thọ, thăm hỏi hiếu hỷ và các phong trào văn hóa dòng họ.
  • Phối hợp sưu tầm tư liệu lịch sử, sắc phong, di sản, lập danh sách vinh danh các cá nhân đỗ đạt, có đóng góp lớn cho xã hội và dòng họ.
• 7.4. Kế toán HĐGT:
  • Mở sổ sách kế toán, theo dõi đầy đủ các khoản thu - chi.
  • Lập báo cáo quyết toán cho từng công trình và quyết toán tài chính hàng năm để báo cáo HĐGT và công khai trước dòng họ.
• 7.5. Thủ quỹ HĐGT:
  • Quản lý tiền mặt và tài khoản của họ; thực hiện thu - chi đúng quy trình (phải có chữ ký duyệt của Kế toán và Chủ tịch HĐGT).
  • Đăng tải công khai chứng từ thu - chi lên nhóm Zalo dòng họ.
• 7.6. Các Ủy viên HĐGT:
  • Đóng vai trò cầu nối: tiếp nhận chỉ đạo từ HĐGT để phổ biến tới các chi/nhánh, đồng thời phản ánh tâm tư, nguyện vọng, phát sinh của chi/nhánh lên HĐGT.
  • Vận động con cháu đóng góp quỹ, tham gia việc họ và trực tiếp xử lý các công việc trong phạm vi chi/nhánh mình.

Điều 8. Chức năng, nhiệm vụ của Trưởng Tộc (Tộc trưởng)

1. Trưởng Tộc giữ vai trò đại diện tâm linh và truyền thống gia tộc.
2. Trách nhiệm chính: Đảm nhận việc hương khói tổ tiên vào các ngày Mùng 1, Rằm hàng tháng, các ngày Lễ, Tết, Giỗ Tổ; chủ trì các nghi lễ cúng tế truyền thống của dòng họ.
3. Trường hợp Trưởng Tộc được HĐGT bầu kiêm nhiệm Chủ tịch HĐGT thì thực hiện đồng thời cả hai vai trò.

Điều 9. Ban Cố vấn

1. Ban Cố vấn gồm các vị cao niên, có uy tín, kinh nghiệm (hiện tại gồm các ông: Hoàng Xuân Diệu, Hoàng Ngọc Quý, Hoàng Chính, Hoàng Văn Vỹ, Hoàng Huấn).
2. Ban Cố vấn có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch HĐGT về tổ chức, quy hoạch Từ đường, Lăng mộ, sưu tầm tư liệu gia phả. Ban Cố vấn được mời tham dự các cuộc họp của HĐGT.

Điều 10. Quản lý Tài chính - Tài khoản Ngân hàng

1. HĐGT mở 01 Tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng thương mại do Chủ tịch HĐGT làm chủ tài khoản để quản lý quỹ chung.
2. Tiền quỹ nhàn rỗi sau các sự kiện phải gửi vào ngân hàng để sinh lợi.
3. HĐGT có trách nhiệm công khai minh bạch toàn bộ thu - chi tài chính 01 năm qua tại kỳ họp Rằm tháng Giêng (Giỗ Tổ) hoặc Rằm tháng Bảy hàng năm.

Điều 11. Nguyên tắc hoạt động của HĐGT HĐGT hoạt động theo nguyên tắc Tập trung dân chủ, công khai, minh bạch, thiểu số phục tùng đa số, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách.

Điều 12. Ban giúp việc chuyên môn Khi có sự kiện lớn (xây dựng, Giỗ Tổ, lễ kỷ niệm), HĐGT thành lập các Ban giúp việc tạm thời như: Ban Tổ chức, Ban Tài chính, Ban Hậu cần, Ban Xây dựng... Thành viên tham gia phải có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt.

Điều 13. Phân cấp công tác Văn hóa - Khuyến học - Hiếu hỷ Do con cháu sinh sống rộng khắp, công tác khuyến học, hiếu hỷ, thăm hỏi thường nhật tại địa phương được giao cho Ủy viên HĐGT phụ trách từng chi/nhánh tự chủ động xử lý, sau đó cập nhật thông tin lên nhóm Zalo chung của dòng họ.

CHƯƠNG III: MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 14. Quyền lợi của thành viên trong họ

1. Thành viên Họ Hoàng làng Quang Dụ bao gồm: Con trai, con gái (kể cả con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú) và con dâu. Con gái khi lấy chồng vẫn được hưởng các quyền lợi tinh thần và nghĩa vụ với dòng họ.
2. Thành viên từ đủ 18 tuổi được tham gia bàn bạc việc họ; từ đủ 21 tuổi được ứng cử, ứng tuyển vào HĐGT.
3. Mọi thành viên đều được ghi tên vào Gia phả theo đúng thứ bậc (con gái được ghi rõ tên chồng, quê chồng).
4. Khi hoạn nạn, ốm đau hoặc qua đời, thành viên được dòng họ/chi nhánh tổ chức thăm hỏi, phúng viếng và tiễn đưa chu đáo.
5. Con cháu ngoại, con rể có quyền tham gia tế lễ, công đức, đóng góp xây dựng dòng họ.

Điều 15. Trách nhiệm và nghĩa vụ của thành viên

1. Chấp hành nghiêm chỉnh Luật pháp Nhà nước, quy định địa phương và Quy chế dòng họ. Giữ gìn tình đoàn kết huyết thống, tôn ti trật tự. Nghiêm cấm mọi hành vi phát ngôn chia rẽ, bè phái, gây mất đoàn kết.
2. Tích cực tham gia các hoạt động dòng họ; tự nguyện hoàn thành nghĩa vụ đóng góp tài chính/ngày công theo thông báo của HĐGT.
3. Miễn đóng góp: Thành viên từ 80 tuổi trở lên được miễn các khoản đóng góp nghĩa vụ (các cụ tự nguyện công đức HĐGT vẫn trân trọng tiếp nhận). Các gia đình có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, bệnh tật hiểm nghèo được HĐGT xem xét miễn, giảm hoặc hoãn đóng góp.
4. Có trách nhiệm xây dựng gia đình văn hóa, nuôi dạy con cháu ngoan ngoãn, thành đạt.

Điều 16. Quy định về Hỷ sự, Thọ sự và Vinh danh

1. Sinh con / Nhận con nuôi: Gia đình báo cho Trưởng chi để làm lễ cáo yết Tổ tiên và đăng ký ghi Gia phả.
2. Kết hôn: Trước khi cưới, gia đình báo Trưởng chi/Tộc trưởng để trình cáo Tổ tiên. HĐGT khuyến khích dâu, rể mới về Nhà thờ Họ dâng hương cầu phúc.
3. Mừng thọ:
   • Thành viên đạt độ tuổi 70, 75, 80, 85, 90, 95 tuổi được HĐGT gửi Thiệp chúc thọ vào dịp Tết Nguyên đán và trao quà tại Lễ Giỗ Tổ (Rằm tháng Giêng).
   • Các cụ từ 100 tuổi trở lên, cứ mỗi 5 năm được dòng họ tặng 01 bộ quần áo lụa màu đỏ.
4. Vinh danh đỗ đạt: Con cháu đạt học vị Tiến sĩ, phong hàm Giáo sư/Phó Giáo sư, đạt giải thưởng Quốc gia/Quốc tế, danh hiệu Thầy thuốc/Nhà giáo Nhân dân/Ưu tú, Sĩ quan cấp Tá/Tướng... được HĐGT tổ chức vinh danh và ghi danh vào Sổ Vàng dòng họ.

Điều 17. Sổ Vàng lưu danh

1. Sổ Vàng Công đức: Lưu danh các cá nhân, gia đình công đức tiền bạc, đất đai, vật tư lớn hoặc có công sức bảo vệ, tôn tạo Nhà thờ, Lăng mộ.
2. Sổ Vàng Trí đức: Lưu danh các cá nhân có công sưu tầm di sản, biên soạn gia phả hoặc đạt các danh hiệu cao quý quy định tại Khoản 4 Điều 16.
3. HĐGT họp xét duyệt kỹ lưỡng trước khi ghi danh vào Sổ Vàng.

Điều 18. Quy định về thăm hỏi ốm đau

1. Dịp Tết Cổ truyền, HĐGT tổ chức đoàn thăm hỏi, chúc Tết các cụ cao niên từ 90 tuổi trở lên.
2. Thành viên bị bệnh hiểm nghèo, rủi ro hoạn nạn đột xuất: HĐGT và chi nhánh trực tiếp đến thăm hỏi, trích quỹ hỗ trợ kịp thời.

Điều 19. Quy định về Việc Hiếu (Tang lễ)

1. Khi có thành viên qua đời, gia đình báo Trưởng chi để báo Chủ tịch HĐGT phân công đại diện phối hợp tổ chức tang lễ và phúng viếng theo quy định.
2. HĐGT trích quỹ họ làm lễ phúng điếu; con cháu trong họ tham gia tiễn đưa trên tinh thần tự nguyện, nghĩa tình. Thành viên ở xa không về được có thể ủy quyền đại diện phúng viếng.

Điều 20. Quy định về các ngày Lễ, Giỗ, Rằm

1. Giỗ Tổ: Tổ chức vào ngày 15 tháng Giêng (Rằm tháng Giêng) hàng năm tại Nhà thờ Họ (64 Bùi Đăng Đạt, phường Bắc Hồng, thị xã Hồng Lĩnh).
2. Tết Nguyên đán: Nhà thờ Họ mở cửa từ 30 tháng Chạp đến hết mùng 3 tháng Giêng. Đêm Giao thừa HĐGT tổ chức Lễ dâng hương đón năm mới.
3. Rằm tháng Bảy: HĐGT duy trì lễ cúng Rằm tháng Bảy tập trung tại Nhà thờ Họ.

Điều 21. Quản lý Nhà thờ, Lăng mộ và Tài sản dòng họ

1. HĐGT chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Từ đường, Lăng mộ Tổ và toàn bộ tài sản chung.
2. Tại Nhà thờ: Giữ gìn trang nghiêm, sạch sẽ. Nghiêm cấm tự ý thay đổi vị trí bát hương, đồ thờ, trồng cây, mắc điện làm phá vỡ cảnh quan hoặc tự ý đưa bài vị cá nhân vào thờ khi chưa được Chủ tịch HĐGT cho phép.
3. Tại Lăng mộ Tổ: Đảm bảo phong quang, yên tĩnh. Nghiêm cấm các hành vi sửa chữa tự phát hoặc hoạt động mê tín dị đoan.
4. Tài sản vô giá: Đất đai, Nhà thờ, Lăng mộ, đồ thờ tự, Tộc phả, Bảng vàng, Bia đá... là tài sản chung của dòng họ. Khi các chi/nhánh mượn hiện vật phục vụ việc tâm linh phải được sự đồng ý của Chủ tịch HĐGT hoặc Tộc trưởng, có sổ ký mượn - trả rõ ràng. Nếu làm hỏng, mất mát phải bồi thường.

CHƯƠNG IV: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 22. Trách nhiệm thực hiện Toàn thể con cháu Họ Hoàng làng Quang Dụ có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc Quy chế này. HĐGT và các Trưởng chi có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở thành viên thực hiện.

Điều 23. Khen thưởng và Xử lý vi phạm

1. Tập thể, cá nhân có nhiều đóng góp xuất sắc sẽ được HĐGT biểu dương, khen thưởng tại ngày Giỗ Tổ.
2. Cá nhân cố tình vi phạm Quy chế, làm ảnh hưởng đến uy tín và đoàn kết dòng họ sẽ bị nhắc nhở, kiểm điểm trước chi nhánh và HĐGT.

Điều 24. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này gồm 04 Chương, 24 Điều, đã được toàn thể dòng họ thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký.
2. Quy chế được phổ biến công khai tại Hội nghị Giỗ Tổ và lưu bản gốc tại Nhà thờ Họ.

                                                                        Hà Tĩnh, ngày ..... tháng ..... năm 2026

                                                                     TM. HỘI ĐỒNG GIA TỘC CHỦ TỊCH                        

                                                                                 (Ký, ghi rõ họ tên)

Nơi nhận:

• Chủ tịch, các Phó Chủ tịch HĐGT;
• Các Trưởng chi, Trưởng nhánh;
• Lưu: Từ đường dòng họ.